20.38
Muhammad Ibnu Idris
BAB I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
Setiap manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggota dari beberapa macam organisasi, seperti
organisasi sekolah, perkumpulan olahraga, kelompok musik, militer ataupun organisasi perusahaan. Organisasi sendiri tumbuh dari adanya kebutuhan manusia untuk bekerjasama. Manusia dipaksa bekerja untuk kerjasama agar dapat mencapai tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan social. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam segala keadaan dengan adanya struktur organisai.Organisasi sebagai pengelompokkan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai sasaran, penugasan setiap pengelompokkan kepada seorang manajer dengan wewenang yang diperlukan untuk mengawasinya, dan saran untuk mengkoordinasi secara horizontal dan vertical keseluruhan struktur perusahaan.
Untuk lebih memahami tentang organisasi, pada makalah ini akan dibahas mengenai organisasi perkantoran.
BAB II
ORGANISASI PERKANTORAN (OFFICE ORGANIZATION)
ORGANISASI PERKANTORAN (OFFICE ORGANIZATION)
A. Pengorganisasian Terhadap Office Service
Manusia merupakan makhluk social yang membutuhkan orang lain untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Oleh sebab itu untuk memenuhi kebutuhan hidupnya tersebut manusia harus bersosialisasi dengan cara berorganisasi
Dalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang utuk mencapai tujuan tertentu. Sistem di dalam organisasi terdiri dari 3 unsur yang berbeda, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu.
Dari perpaduan ketiga unsur tersebut lahirlah suatu kebulatan yang disebut organisasi. James Mooney berpendapat bahwa asas yang melandasi semua organisasi adalah the principle of coordination (asas Koordinasi)
Sekelompok orang bekerjasama di dalam organisai melakukan suatu kegiatan mengikuti bidang kerjanya. Tanpa unsur tujuan maka dalam organisasi maka takkan ada bidang kerja sehingga takkan ada kerjasama. Oleh sebab itu, ketiga unsur tadi sangat berhubungan erat satu sama lain.
Untuk dapat bekerjasama, setiap orang harus dapat berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh komunikasi sebagai unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan-kegiatannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama ke arah tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya koordinasi dapat dihindarkan adanya kekacauan, percekcokan, duplikat kerja atau kekosongan kegiatan. Untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan mencapai tujuansesuai bidang kerjanyan masing-masing, orang-orang dalam organisasi itu harus mempunyai wewenang-wewenang tertentu. Demikian pula harus ada wewenang memberikan perintah dan menyelenggarakan koordinasi dalam setiap organisasi. Wewenang-wewenang pada tingkat teratas sebagai sumbernya berada di tangan pemimpin. Jadi, Kerjasama harus mengikuti pembagian wewenang dan di bawah kepemimpinan sesuatu pihak di antara orang-orang itu.
Hubungan-hubungan kerja ini harus diatur dan disusun sehingga menjadi suatu kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis, dan bentuk teratur. Suatu pola yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama disebut tataraga organisasi.
Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh maka tataraga harus memenuhi dua syarat, yaitu : efisien dan sehat. Efisien berarti organisasi tersebut memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. Sedangkan struktur yang sehat berarti organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja beserta pajabat, tugas dan wewenangnya dapat menjalankan peranannya dengan baik.
Untuk memperjelas rangkaian ketergantungan dalam pencapaian tujuan organisasi dapat dilihat dalam bagan di bawah ini :
Tujuan
Pekerjaan
Fungsi
Tugas
Pelimpahan wewenang
Permintaan Tanggungjawab
Kewajiban bertanggungjawab
Ada beberapa pokok-pokok pikiran yang diuraikan dalam kaitannya dengan kantor tatausaha dan pelayanan perkantoran, yaitu : Kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran, sedangkan tujuan dari perkantoran meliputi keperluan administrasi, pekerjaan tulis, pengurusan uang dan kegiatan telpon dan telegraf.
Dalam organisasi yang sudah maju dan menyadari sepenuhnya peranan manajer perkantoran atau kini manajer administrative modern sebagai pimpinan dari seluruh office service, kedudukan manajer itu biasanya setingkat dengan manajer lainnya yang melakukan tugas-tugas operatif. Dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat digambarkan sebagai berikut :
Berhubung dengan pelayanan perkantoran yang tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor seseorang office manager saja, melainkan menjangkau sampai ke seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasiannya perlu mengikuti asas-asas petunjuk dari simmons berikut :
1. Pola atau tataraga organisasi tergantung besar kecilnya kantor
2. Manajer perkantoran harus memiliki rencana-rencana untuk menghadapi perkembangan organisasi
3. Pengorganisasian harus direncanakan dari bawah.
4. Bila kantor telah berkembang cukup besar perlu membentuk pemimpin kelompok kerja yang bertindak sebagai pembantu pelaksana maupun pengawas juru tatasurat
5. Rentangan control hendaknya berkisar 6 orang
6. Tingkat jenjang organisasi yang cukup berkembang hendaknya tidak lebih dari 2 tingkat
7. Perlu adanya wakil manajer
Menurut C. L. Littlefield dan R.M. Peterson (Modern Office Management, 1956) terdapat dua macam rencana, yaitu :
1. Rencana Urutan (Serial Plan), yaitu setiap pekerjaan tata usaha dibagi-bagi menjadi unit-unit yang lebih kecil secara berurutan dan setiap unit ditugaskan kepada seorang juru tata usaha
2. Rencana Sejajar (Parallel Plan), yaitu volume pekerjaan dibagi-bagi kepada para pegawai yang masing-masing mengerjakan dari awal hingga selesai.
B. Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran
Ada dua asas pengorganisasis tatausaha dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhan, yaitu :
1. Asas Pemusatan (Sentralisasi)
Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. Kebaikan sentralisasi adalah bidang tatausaha dapat senantiasa disempurnakan, pengawasannya lebih cermat, penggunaan mesin-mesin lebih baik, fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. Kelemahannya antara lain pengawasan yang ketat akan membuat pegawai frustasi, menambah pekerjaan tatausaha, penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan.
2. Asas Pemencaran (desentralisasi)
Pada asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat di dalam lingkungannya sendiri. Kebaikan desentralisasi adalah mempercepat proses pekerjaan, pekerjaan tatausaha tidak terlalu banyak karena hanya mengerjakan tugas masing-masing satuan organisasi. Sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan banyak tenaga kerja tatusaha, serta pengawasan administrasi lebih sulit.
Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha seringkali dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat, yaitu aktivitas-aktivitas pengiriman surat, pemeliharaan berkas-berkas, penyalinan, tatahubungan, penggandaan warkat, pendaftaran, penerimaan tamu, pengadaan material tatausaha, pelayanan gedung.
Sebuah organisasi yang telah cukup berkembang, pada umumnya dapatlah membentuk satuan pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi tatausaha yang terdapat pada seluruh organisasi. Ada dua tugas pokok satuan organisasi ketatausahaan, yaitu:
1. Melaksanakan sejumlah aktivitas–aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan dan memberi pertimbangan-pertimbangan keahlian kepada segenap satuan operatif mengenai hal-hal yang berhubungan dengan prosedur-prosedur kantor, formulir-formulir, pelaporan dan pekerjaan kantor pada umumnya
2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja ketatausahaan yang tersebar disegenap satuan organisasi lainnya.
Asas sentralisasi bagi pekerjaan perkantoran berkaitan dengan spesialisasi, pengkhususan dalam pelaksanaan suatu segi tatausaha oleh seorang petugas tertentu secara terus menerus. Dengan spesialisasi itu maka kemahiran kerja setiap petugas akan menngkat dan pada akhirnya hasil maupun kelancaran pekerjaan itu juga menjadi lebih besar.
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office Organization and Methode, 1978), spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan berikut :
1. Memisah-misahkan keterampilan-keterampilan yang berlainan
2. Memisahkan tugas yang sederhana dari tugas yang rumit
3. Mempergunakan pengetahuan khusus
4. Memungkinkan pemeriksaan tersendiri
5. Mencegah kecurangan
C. Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat
Menurut buku seorang penulis Filipina, istilah Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yag berhubungan guna meninggikan efektifitas dari kepala itu .
Perkataan Inggris secretary berasal dari Perancis Kuno “secretaire” dan bahasa Latin yaitu Secretarium/secretaries yang berarti seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia dan Secret-us artinya rahasia.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, kemudian menjadi petugas yang menyelenggarakan surat-menyurat bagi pimpinan yang terkadang meliputi surat-surat rahasai atau bersifat pribadi. Kini seorang sekretaris adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bertindak secara efektif dalam menunaikan tugas-tugas manajemennya.
Sekretaris selain berperan sebagai asisten, terdapat pula sekretaris yang berfungsi sebagai manajer, misalnya:
1. Sekretaris Jenderal pada tingkat Internasional
2. Sekretaris di tingkat pemerintahan nasional Amerika Serikat.
3. Sekretaris pada tingkat local.
Jadi sekretaris yang berfungsi sebagai manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut secretariat. Pada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tatausaha, bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.
Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut ‘secretaryship’ (Kesekretariatan) yang merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.
Menurut Blackburn, ada beberapa keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris, yaitu menyangkut tatausaha umum, bahasa, mesin, angka, hubungan masyarakat, steno, telepon dan pengetikan. Sedangkan cirri-ciri yang diperluka sekretaris adalah kesungguhan, dedikasi, dan ambisi .
BAB III
KESIMPULAN
KESIMPULAN
Organisasi adalah setiap system kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang utuk mencapai tujuan tertentu. Asas yang melandasi semua organisasi adalah the principle of coordination (asas Koordinasi). Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh maka tataraga harus memenuhi dua syarat, yaitu : efisien dan sehat.
Dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tatausaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi).
Asas sentralisasi bagi pekerjaan perkantoran berkaitan dengan spesialisasi, pengkhususan dalam pelaksanaan suatu segi tatausaha oleh seorang petugas tertentu secara terus menerus.
Seorang sekretaris adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menunaikan tugas-tugas manajemennya.
DAFTAR PUSTAKA
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta : Liberty, 2000
Source : http://shoimprambudi.wordpress.com
